查看完整版本: 常用办公软件微软Excel实用技巧九则

常用办公软件微软Excel实用技巧九则

常用办公软件微软Excel实用技巧九则

--------------------------------------------------------------------------------

[url]http://www.sina.com.cn[/url] 2006年05月25日 11:21 eNet硅谷动力

　　作者：宋宏伟

　　Excel是我们大家常用的办公软件，笔者在使用过程中总结出了一些经验，现在写出来供大家参考。

　　1、不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格

　　因工作需要，笔者在Excel多个单元格中输入大量文本，大家都知道，在Excel中，如果要选定已选定单元格右侧的单元格，可以按下方向键进行移动，可为了节省时间，让操作的速度更高，可以按下


   



Tab键，这样就可以快速选定已选定单元格右侧的单元格了，因为打字的时候两只手都在主键区上工作，如果要按方向键，则必须把右手腾出来，这样无疑会降低效率；

　　那么如果想选定已选定单元格左侧的单元格该怎么办呢？笔者经过试验发现，可以同时按下“Shift+Tab”组合键，这样所选定的单元格就会左移了。

　　上面我们知道了快速向左和向右移动所选定单元格的方法，那向下选定单元格是按下“Enter”键，相同的道理，如果想向上选定单元格就是同时按下组合键“Shift+Enter”了，怎么样，这样你在Excel中输入大量文本速度就会快多了。

　　2、选中包含超链接的单元格

　　在Excel中的一个单元格中输入一个电子信箱地址，默认状态下此单元格就会自动转化为超链接，用鼠标点击它就会打开超链接，这样一来，如何才能选中此单元格而不打开此超链接呢？方法很简单，用鼠标点住此单元格持续几秒钟不放，就可以选中它了。

　　3、持续显示单元格内的公式

　　在Excel中的单元格内任意输入一个公式，如=1+1，按下回车键，这时此单元格就会不再显示公式，而显示出计算结果2，可有的时候我们并不想马上看到结果，而是希望此单元格能继续显示出公式，如何解决这个问题呢？方法很简单，在单元格内输入公式之后，依次点击菜单栏中的“工具”——“公式审核”——“公式审核模式”，这样就可以使公式继续保持原样；而如果想显示出公式计算结果时，可以再次点击“公式审核模式”即可。

　　4、快速计算出矩形对角线长度

　　已知矩形的长和宽，现要求计算它的对角线长度，用Excel就可以快速计算出答案。如何操作呢？

　　设矩形长为X，宽为Y，对角线长度为Z，那么，从这个公式可以看出，要求出Z，有两个步骤。一，算出X的平方值和Y的平方值，并把它们相加；二，把第一步求出的值开方，所得出的数字就是Z。很明显，我们要使用到Excel中的两个函数，一个是计算某个数值的平方，即对数字进行幂运算；二是计算数字的平方根。下面介绍这两个数学函数的使用方法。

　　■返回给定数字的乘幂：POWER

　　POWER函数可以对数字进行乘幂运算，它的语法是：POWER(number,power)

　　其中Number是底数，可以为任意实数。

　　Power是指数，底数按该指数次幂乘方。

　　比如我们要求5的二次方，也就是平方，就可以在单元格内输入：“=POWER（5，2）”，即可得出答案25。

　　■返回给定数字的正平方根：SQRT

　　它的语法是：SQRT(number)

　　其中Number是要计算平方根的数。

　　比如我们要求出16的平方根，就可以在单元格中输入：“=SQRT(16)”，即可得出答案4。

　　知道了这两个函数的用法，我们就可以轻松的得出Z的值了。

　　先分别求出X和Y的平方，然后把它们相加，再相加得出的值开方，就可以得出答案。

　　如果你还是觉得这样的速度慢，还有更好的方法。下面介绍一个函数：SUMSQ

　　■返回参数的平方和：SUMSQ

　　它的语法是：SUMSQ(number1,number2, ...)。number1,number2等30个以内的数，用此函数可以求出它们的平方和，这样一来，只需输入X和Y的值，就可以求出它们的平方和了，再用SQRT函数一计算，最后Z值就可以求出。

　　最好的方法是只在一个单元格内输入函数，就可以求出最终的Z值。

　　上面介绍过了返回参数的平方和的函数：SUMSQ，假设X，Y的值分别是3和4，在一个单元格内输入SUMSQ（3，4），然后按Enter键，单元格内就会显示出数字25，这就是X和Y值的平方和，我们要算出25这个数的正平方根，就需要另外一个函数：SQRT，这样一来，函数SUMSQ成了函数SQRT的参数，这在Excel里面叫做嵌套函数，即某个函数成为另一个函数的参数，要想在一个单元格内输入X和Y的值，并求出Z值，经过笔者试验，是完全可行的，因为这里使用了嵌套函数。假设X和Y值分别为3和4，在单元格中输入=SQRT(SUMSQ(3,4))，并按下回车键，就可以马上得到Z值——5。输入此嵌套函数后，SUMSQ函数的参数3和4外边的小括号会变成绿色，而SQRT函数的参数外边的括号的颜色则不发生变化，这表明软件已经读懂此嵌套函数的意思。

　　有兴趣的读者可以亲自试一下，在Excel的任意一个单元格中，输入“=SQRT(SUMSQ(X，Y))”，注意这里可以把X，Y换成任意两个正数，然后按一下回车键，就会得出Z值了。

　　另外说一下，Excel可以支持多级嵌套函数。

　　5、让数值完全或部分替换公式

　　在一个单元格任意输入一个公式，如=1+1，再按回车键，此单元格的值就是自动计算出是2，能不能把这个公式删除掉，而永久转换成数值呢？

　　就以1+1这个公式为例，我来介绍一下如何用数值来永久性替换公式的方法：先选中包含公式的单元格，然后点击“复制”，然后再点击“粘贴”，这时再点击右侧的箭头，再点击“只有值”，这样一来，单元格中的公式就永久性转化为数值了。

　　如果已经执行了上面的步骤，又想把数值变回公式，该怎么办呢？方法很简单，点击“常用”工具栏上的“撤消”按钮就可以了。

　　有时候我们并不想把整个公式都转换为数值，而只是想把公式的一部分转换为数值，如何做呢？

　　先选中包含公式的单元格，然后在编辑栏中，选定要转换为数值的部分，然后按下F9，再按回车，这个部分就转换为了数值，而不再是公式了。

　　6、去除“最近使用过的工作簿”列表

　　在Excel的“文件”菜单下，有几个最近编辑的工作簿，有时候我们不想让它显示出来，如何隐藏这些工作簿呢？

　　点击“工具”菜单中的“选项”，再弹出的对话框中点击“常规”选项卡，然后去除“最近使用的文件列表”前面的对勾。

　　如果想更改“文件”菜单下显示的最近使用的文件数目，可以先选中此复选框，然后在后面输入项数。

　　7、显示出包含公式的单元格

　　在一个Excel 工作表中，有大量数据，这些数据有的是直接输入的，而有的是用公式计算出来的。现在想要把用公式计算出的数据的单元格显示出来。

　　方法：先选中所有待选单元格，然后点击菜单“编辑”——“定位”，这时弹出“定位”对话框，点击“定位条件”，选中“公式”，再点击“确定”，这样一来，包含公式的单元格就会被显示出来。

　　8、简单方法移动复制工具栏按钮

　　根据工作需要，我们需要把一些自己最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方，也就是移动工具栏按钮，这是非常容易实现的，要想移动工具栏按钮，可以在按下“ALT”键的同时拖运工具栏按钮，把它移动到其它位置。

　　而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地方，可以在按下“ATL+CTRL”组合键的同时拖动按钮到其它地方。

　　这里要注意的是，移动和复制工具栏按钮的时候，必须先按下“ALT”和“ALT+CTRL”组合键，然后再用鼠标进行拖动。

　　如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了，怎么办呢？方法很简单，只需要再次按下“ALT+CTRL”组合键的同时，把不想要的按钮拖动到工具栏以外的区域即可。

　　9、用快捷键快速插入函数

　　在Excel中，如果想插入函数，可以使用快捷键“Shift+F3”，按下此组合键，就可以弹出“插入函数”对话框。

[url]http://tech.sina.com.cn/s/2006-05-25/1121955706.shtml[/url].

谢了!收藏了:handshake.

:handshake 给个好评.

[em01].

谢谢！:).

麻烦高手再指点指点

怎么使用汇总功能？

谢谢高手指点:handshake.

谢.

:handshake 好东西，最好定期发表新内容，让我们也多长见识。;P.

收了.

谢谢各位鼓励，再接再厉------八种常见Excel错误提示及问题解决方法

Excel经常会显一些错误值信息，如#N/A!、#VALUE!、#DIV/O!等等。出现这些错误的原因有很多种，最主要是由于公式不能计算正确结果。例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格，或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种Excel常见的错误及其解决方法。
　　1.#####!

　　原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产生了一个负值，就会产生#####!错误。

　　解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统，那么Excel中的日期和时间必须为正值，用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#####!错误。如果公式正确，也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。

　　2.#VALUE!

　　当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产生错误值#VALUE!。

　　原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据类型。

　　解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如：如果单元格A1包含一个数字，单元格A2包含文本"学籍"，则公式"=A1+A2"将返回错误值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加(SUM函数忽略文本)：=SUM(A1:A2)。

　　原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。

　　解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。

　　原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。

　　解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或列。

　　3.#DIV/O!

　　当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O!。

　　原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用(在Excel中如果运算对象是空白单元格，Excel将此空值当作零值)。

　　解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。

　　原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。

　　解决方法：将零改为非零值。

　　4.#NAME?

　　在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME?。

　　原因一：删除了公式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。

　　解决方法：确认使用的名称确实存在。选择菜单"插入"&line;"名称"&line;"定义"命令，如果所需名称没有被列出，请使用"定义"命令添加相应的名称。

　　原因二：名称的拼写错误。

　　解决方法：修改拼写错误的名称。

　　原因三：在公式中使用标志。

　　解决方法：选择菜单中"工具"&line;"选项"命令，打开"选项"对话框，然后单击"重新计算"标签，在"工作薄选项"下，选中"接受公式标志"复选框。

　　原因四：在公式中输入文本时没有使用双引号。

　　解决方法：Excel将其解释为名称，而不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中的文本括在双引号中。例如：下面的公式将一段文本"总计："和单元格B50中的数值合并在一起：="总计："&B50

　　原因五：在区域的引用中缺少冒号。

　　解决方法：确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如：SUM(A2:B34)。

　　5.#N/A

　　原因：当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A。

　　解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入"#N/A"，公式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。

　　6.#REF!

　　当单元格引用无效时将产生错误值#REF!。

　　原因：删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。

　　解决方法：更改公式或者在删除或粘贴单元格之后，立即单击"撤消"按钮，以恢复工作表中的单元格。

　　7.#NUM!

　　当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM!。

　　原因一：在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。

　　解决方法：确认函数中使用的参数类型正确无误。

原因二：使用了迭代计算的工作表函数，例如：IRR或RATE，并且函数不能产生有效的结果。

　　解决方法：为工作表函数使用不同的初始值。

　　原因三：由公式产生的数字太大或太小，Excel不能表示。

　　解决方法：修改公式，使其结果在有效数字范围之间。

　　8.#NULL!

　　当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL!。

　　原因：使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。

　　解决方法：如果要引用两个不相交的区域，请使用联合运算符逗号(，)。公式要对两个区域求和，请确认在引用这两个区域时，使用逗号。如：SUM(A1:A13，D12:D23)。如果没有使用逗号，Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和，但是由于A1:A13和D12:D23并不相交，所以他们没有共同的单元格。

　　小技巧：要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下CTRL+`(位于TAB键上方)。
[url]http://news.newhua.com/html/Skill_Office/2007-6/21/0762109473255304_7_2.shtml[/url].

办公软件使用技巧

好评已经11个了,谢谢谢谢:lol
推荐一个很好的网站
[url]http://www.hongen.com/pc/oa/jiqiao/officejq.htm[/url].

收藏，受益颇多[em01].

二十条使用电脑的超级技巧
1.如果同时有多个窗口打开，想要关闭的话，可以按住shift不放然后点击窗口右 上角的关闭图标.
2.在保存网页前，可以按一下“ESC“键(或脱机工作)再保存，这样保存很快.
4.MSN***消息的时候是按enter的，如果想要换行而不想发出消息，可以 shift+enter或ctrl+enter
5.浏览器的地址栏里可以调试简短的HTML代码。方法如下： 地址栏写 about:abc 回车，就看到效果了.
6.Windows快捷键：
win+m 显示桌面
win+pause 系统属性
快速重新启动:按确定前先按shift(不适用于2k、xp）.
彻底删除:shift+del
不让光盘自动运行:按shift
Ctrl+Esc：相当于“开始“或WIN键
Ctrl+Home：将游标移至文字编辑区的开始始(Home单用：移至列首)
Ctrl+End：将光标移至文字编辑区的终点(End单用：移至列尾)
Alt+F4：关闭当前视窗（若是点一下桌面再按则为关机)
F2：更改名称
windows+e 资源管理器.
windows+r 运行.
windows+f 查找.
windows+u 关闭系统.
windows+d最小化所有窗口，再按一次Win+D可回到最小化前的窗口.
windows+m最小化所有窗口，但再按一次无法回到最小化前的窗口.
Shift+F10，可以打开所选项目的右键菜单.
按住 CTRL+SHIFT 拖动文件:创建快捷方式.
7.关机快捷方式
(1). 在桌面空白位置按鼠标右键 -〉 -〉 选
(2). 在键入 rundll.exe user.exe，exitwindows
(3). 在键入或你想要的名称 -〉 按
8.重新启动快捷方式
(1). 重复以上 (1)
(2). 在键入 rundll.exe user.exe，exitwindow***ec
(3). 在键入或你想要的名称 -〉 按
9.RUN - 〉 cmd 或者command
就会看到DOS窗口。不知道大家注意到那个小小的图标没有，在左上角。
点击这个图标， 就会看到下拉菜单， 尤其是Edit下的一些功能， 很方便。
10.con、nul是MS系统的保留名，它不能做为文件名！检查你的web空间是不是M$ 系统，可以建一个con的文件夹试试 。
11.想把自己的某个文件夹的文件做一个列表? 用什么软件呢? 不用，直接在命令 行下输入 “tree /f 〉 index.txt“.打开index.txt看一下是不是一目了然。
12.保存无边窗口页面请用CTRL+N新开窗口。
13.如果一个文件夹下有很多文件，如果想快速找到想要的文件，先随便选择一个 文件，然后在键盘上选择想要的文件的第一个字母就可以了。
14.说个QQ隐身登陆的笨办法:
在网吧上网，如果直接从注册向导登陆的话QQ是上线登陆的，可是有时候却不 希望现身，怎样实现隐身登陆呢？
就是拿一个没用的QQ先从注册向导登陆了，选择状态为隐身，然后在系统参数 中选中以隐身方式登陆，点确定，然后直接在这个QQ上运行注册向导登陆你要 登陆的QQ，你会发现现在QQ是隐身的了。
15.win98改ip不重启的办法：
1).改完ip选择取消。
2).在设备管理器里禁用改了ip的那块网卡。
3).启用网卡。
ok，你改的ip已经可以用了。
16.2000和xp下运行“cmd“，进入dos窗口，复制和粘贴都用右键完成。
17.收藏夹不要放在系统盘，以免忘了备份，每次装完系统用“超级魔法兔子“指 定路径。
18.对于系统不明白的地方，平时多看windows自带的帮助，不要盲目去找人解决 ，也许帮助才是最快和最全的。（其余软件也是同理）
19.winxp自带批量重命名功能，只要选中一堆文件，选重命名，然后改第一个文 件，改完后，其他文件也会自动修改。
20.上网时在地址栏内输入网址，系统会记录下来，虽然方便以后不用再重复，不 过如果是公用的机子，又不想让别人知道自己到过哪些地方，可以用“CTRL＋ O（字母O，不是0）”，这时对弹出一个“打开”对话框，在其中的地址栏内 输入网址，就不会被记录下来了..

[quote]原帖由 [i]kanny'mama[/i] 于 2007-10-14 18:35 发表 [url=http://ww123.net/baby/redirect.php?goto=findpost&pid=2116380&ptid=4465239][img]http://ww123.net/baby/images/common/back.gif[/img][/url]
怎么使用汇总功能？

谢谢高手指点:handshake [/quote]
什么汇总功能呀?.